HR & Office Coordinator

Ben jij een echte organisator met oog voor detail? Hou je van een afwisselende job waarin je zowel administratieve als facilitaire taken combineert?

Dan ben jij misschien de juiste persoon die wij zoeken!

Als HR & Office Coördinator ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die zowel personeelsbeheer, administratie als kantoor- en facilitaire ondersteuning omvatten.

Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en leveranciers en zorgt ervoor dat het kantoor vlot functioneert en aangenaam aanvoelt.

What to expect?

Een rol vol variatie, verantwoordelijkheid en impact!

• Part-time job
• Full-time option

HR & Administratieve taken

• Administratief werk
• Fleet management
• Beheren van personeelsdossiers
• Verwerken van afwezigheden, verlofaanvragen en ziekte
• Coördineren van POP opleidingen
• Communicatie met sociaal secretariaat en externe HR-partners
• Klantenonthaal met een glimlach
• Postverwerking: registreren, sorteren, frankeren
• Kopieer- en scanwerk
• Opvolging van bestellingen incl. ontvangst factuur
• Welzijn op het werk

Office & Facility management

• Dagelijkse facility van het kantoor incl. keuken
• Aanvullen facilitaire kantoorartikelen
• Stockbeheer van kantoorbenodigdheden en facilitaire producten
• Controle van leveringen en opvolging van bestellingen

 Operationele ondersteuning

• Telefoonpermanentie en ontvangst van bezoekers
• Aanspreekpunt voor interne vragen en ondersteuning van collega’s
• Zorg dragen voor een nette en goed georganiseerde vergaderzaal

What’s in a workday?

• Je start de dag met het openen van het kantoor en checkt of alles netjes is tijdens de ochtend facility.
• Je beantwoordt binnenkomende telefoons en verwelkomt bezoekers met een glimlach.
• Je verwerkt de post en zorgt dat belangrijke documenten gescand of gekopieerd worden.
• Je volgt bestellingen op en controleert leveringen van kantoor- en schoonmaakmateriaal.
• Je checkt de personeelsplanning en verwerkt afwezigheden of verlofaanvragen.
• Voor het grootste deel van de dag verzorg je de volledige administratie rond: personeelszaken, bedrijfswagens en het office management.
• Je sluit de dag af met een korte check-up, voert de ochtendfaciliteiten uit en laat het kantoor netjes achter.